Sebelum membahas lebih jauh tentang
struktur organisasi, ada baiknya kita mengetahui pengertian dari struktur
organisasi itu sendiri. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai susunan
komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi serta adanya pembagian
kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur
organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah
dan penyampaian laporan.
Bagan organisasi merupakan
susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan
ini menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang
dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen
pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Ada
4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges, yaitu :
1. Bentuk Piramidal, merupakan
bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.
2. Bentuk Vertikal, hampir sama
dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.
3. Bentuk Horizontal, aliran
wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke
kanan.
4. Bentuk Melingkar, menekankan
pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan
lainnya.
Disini saya akan memberikan
contoh sebuah struktur organisasi serta tugas dan wewenang pada setiap elemen
dalam suatu perusahaan Perseroan Terbatas (PT) yang bergerak di bidang komputer.
Bagan Struktur Organisasi
diatas menggambarkan susunan, isi dan luas cakupan organisasi suatu
perusahaan,serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta tugas maupun
kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas. Adapun
tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada struktur orgnisasi
tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut :
1.
Pemegang Saham atau Owner
Pemegang saham atau owner
adalah pemilik modal yang membiayai semua modal yang harus di keluarkan untuk
kebutuhan perusahaan tersebut serta berhak mengetahui setiap kegiatan yang
dilakukan oleh perusahaan.
2.
Direktur
Dibawah ini merupakan
tugas-tugas dari seorang Direktur :
Ø Memimpin perusahaan dengan
menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
Ø Memilih, menetapkan,
mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)
Ø Menyetujui anggaran tahunan
perusahaan
Ø Menyampaikan laporan kepada
pemegang saham atas kinerja perusahaan
3.
Manajer Umum
Manager yang memiliki tanggung
jawab seluruh bagian / fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.
Manager memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai Beberapa
atau seluruh manager fungsional.
4.
Sekertaris
Dibawah ini merupakan tugas tugas
dari seorang Sekertaris :
Ø Sumber dan filter informasi bagi pimpinannya,
dalam memenuhi fungsi, tugas dan tangguung jawab.
Ø Sebagai tangan kanan pimpinan dalam mengatur
aktivitas perusahaan mulai dari administrative sampai human relations.
Ø Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang
ingin berhubungan dengan pimpinannya.
Ø Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal
penuangan ide-ide.
Ø Scret keeper/pemegang rahasia pimpinannya
berkaitan dengan tugas-tugas perusahaan.
Ø Mediator antara pimpinan dengan bawahannya.
5.
Staff Administrasi
Tugas utama bagi seorang staff
administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyedia fasilitas
dan layanan administrasi perkantoran, sesuai yang berlaku untuk mendukung
kelancaran operasional perusahaan.
Tanggung Jawab Utama
melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh
pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi
setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan. Melaksanakan kegiatan
surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administarasi bagi kelancaran kegiatan
seluruh karyawan. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan
untuk memastikan tercapainyakualitas target kerja yang dipersyaratkan dan
sebagai bahan informasi atasan. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan
dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran
departement General Affair. melaksankanakan akan adanya kebutuhan dan pengadaan
alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor
serta layanan fotocopy dan penjilidan.
6.
Supervisor
Tugas dari supervisor sendiri
berada di level tengah yaitu, diantara para atasan pembuat kebijakan dan
diantara para staff pelaksana rutinitas dilapangan. Dengan fungsi kerja yang
berada diantara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi
terhadap para staff pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan
sehari-hari. supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat
kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan
kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara
efektif dan produktif. Oleh karena itu seorang supervisor harus memiliki
kompetensi berkualitas tinggi yang mencangkup keterampila membangun relasi
diantara atasan dan bawahan, keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar
mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif,
efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan.
7.
Retail Market / Project
Tugas dari retail
market/project dalam suatu perusahaan adalah menjual hasil produksi perusahaan
dengan menggunakan berbagai macam strategi, agar barang yang dihasilkan
perusahaan dapat bersaing dengan barang lain dan dapat diterima oleh konsumen
sehingga nantinya barang tersebut laku terjual dan dapat mendatangkan
keuntungan bagi perusahaan.
8.
Staff / Karyawan
Tugas dari staff atau karyawan
dalam sebuah perusahaan adalah melakukan pekerjaan yang ditugaskan oleh supervisor
yang dapat menguntungkan perusahaan.
Sumber :
