MANAJEMEN UMUM

Pengertian Manajemen

Sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh, 1997) .

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah Manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1.      Manajemen sebagai suatu proses

2.      Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen

3.      Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

1)      Manajemen sebagai suatu proses

Ø  Encyclopedia of the Social Sience : Manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Ø  Hilman : Manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.

2)      Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen.

Ø  Segenap orang-orang yang melakukan aktivitasi manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

3)      Manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pengetahuan.

Ø  Manajemen adalah seni

Ø  Manajemen adalah ilmu

§  Menurut G.R.Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

§  Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalam kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

§  Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

§  Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen  sebagai ilmu dan seni

          Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu management, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Manajemen dipandang dari berbagai perpektif yang ada, mempunyai dasar yang kuat yang tidak terlepas dari perpaduan antara ilmu dan seni. Manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam mencapai suatu tujuan diperlukan kerja sama dengan orang lain. Intinya bagaaimaanaa caraa memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan manusia pada umumnya adalah managing (mengatur) untuk mengatur disini diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama.

§  Seni dalam manajemen yaitu membentuk manusia menjadi lebih efektif dari yang sudah dan sedang mereka lakukan tanpa anda.

§  Ilmu dalam manajemen yaitu planning, organizing, directing dan monitoring. Manajemen sebagai ilmu adalah melihat bagaimana manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen, dan telah di organisasi menjadi teori. Dimana seorang manajer mempelajari terlebih dahulu tujuannya lalu diproses olehnya dengan keahliannya, setelah menjadi sebuah teori. Lalu dibuat penetapan tenanga kerja pengarah dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.

Dalam kenyataannya manajemen sulit didefinisikan karena tidak ada definisi manajemen yang diterima secara universal. Sehingga dalam kenyataannya tidak ada defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang, diantaranya adalah sebagai berikut :

A.   Manajemen sebagai ilmu pengetahuan (management as ascience) adalah bersifat interdisipliner yang mana mempergunakan bantuan dari ilmu-ilmu social, filsafat dan matematika.

B.   Manajemen sebagai suatu system (management as a system) adalah kerangka kerja yang terdiri dari beberapa komponen/bagian, secara keseluruhan saling berkaitan dan diorganisir sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

C.   Manajemen sebagai suatu fungsi (management as a function) adalah suatu rangkaian kegiatan yang masing-masing kegiatan dapat dilaksanakan tanpa menunggu selesainya kegiatan lain. Walaupun kegiatan tersebut saling berkaitan dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi.

D.   Manajemen sebagai suatu proses (management as a process) adalah serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujuan dengan pemanfaatan semaksimal mungkin sumber-sumber yang tersedia.

E.    Manajemen sebagai suatu profesi (management as a profession) adalah suatu bidang kegiatan atau bidang keahlian tertentu, antara lain profesi di bidang kedokteran, bidang teknik, dan bidang hukum.

F.    Manajemen sebagai kumpulan orang (management as people / group of people) adalah suatu istilah yang dipakai dalam arti kolektif untuk menunjukkan jabatan kepemimpinan di dalam organisasi antara lain kelompok pimpinan atas, kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah.

Manajemen dan manajer

1.      Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyedia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2.      Manajemen tingkat menegah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

3.      Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top management adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chie Financial Officer).

Fungsi manajemen

Berbagai pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis sebagai berikut :

a)      Louis A. Allen                                     : Leading, Planning, Organizing, Controlling.

b)      Prajudi Atmosudirdjo               : Planning, Organizing, Directing, atau Actuating, Contolling.

c)      John Robert Beishline, Ph. Dh : Perencanaan, Organisasi, Komando, Kontrol.

d)      Henry Fayol                             : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

e)      Luther Gullich                                     : Planning, Organizing, Staffing, Directing,Coordinating,                                                           Reporting, Budgeting.

f)       Koontz dan O’Donnel             : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

g)      William H. Newman                : Planning, Organizing, Assembling, Resources, Directing,                                                        Controlling.

h)      Dr. S. P. Siagian., M.P.A          : Planning, Organizing, Motivating, Controlling.

Keterampilan Manajerial

Bila kita asumsikan bahwa manajer adalah seorang yang mengarahkan aktivitas dari orang lain dan mengambil tanggung jawab terhadap pencapaian suatu tujuan (objective) melalui usaha tersebut, maka seorang manajer yang sukses biasanya adalah mereka yang mempunyai 3 (tiga) keterampilan dasar, yaitu: Keterampilan Teknis (technical skill), Keterampilan Inter-personal (human skill), dan Keterampilan Konseptual (conceptual skill).

A. Keterampilan Teknis
Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya yang berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Ia melibatkan pengetahuan dan kemampuan analitis yang khusus dan mempunyai tahapan pemecahan masalah (troubleshooting) yang relative baku/standar. Dalam terminologi pelatihan, maka pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan (vocational dan on the job training) besar manfaatnya dalam rangka mengembangkan keterampilan ini.

B. Keterampilan Inter-personal
Ini berhubungan dengan kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, memahami sudut pandang dan perilaku atasan, rekan sejawat, dan bawahan terhadap suatu masalah dan memposisikan dirinya secara proporsional. Seseorang yang mempunyai kemampuan ini kiranya cukup sensitive terhadap keinginan dan motivasi orang lain dalam kelompoknya sehingga dia dapat memperkirakan tindakan apa yang perlu dan hasil yang yang diharapkan.

Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam :

(a) kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill), dan

(b) keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group skill).

Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada manajer tingkat atas (higher level/top management).

Untuk menguasai keterampilan ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:
· mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;
· mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar dari     pengalaman itu;
· mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;
· mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan ide dan sikapnya kepada orang lain secara tepat.

Pelatihan yang bersifat spontan dan dipandu oleh seorang pelatih yang berpengalaman dapat memberikan nuansa positif bagi pengenalan dan pengembangan keterampilan ini.

C. Keterampilan Konseptual
Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melihat suatu perusahaan/organisasi secara utuh, mengenali cara kerja dan ketergantungan bermacam-macam fungsi yang ada, dan lebih jauh lagi untuk memahami hubungan antara perusahaan/organisasinya dan industri, masyarakat, dan situasi ekonomi dan sosial secara umum.

Pada dasarnya keterampilan ini lebih banyak melibatkan intuisi seorang manajer sehingga ia dapat memahami gejala-gejala umum dan keterkaitan antar variabel-variabel elementer, memberikan penekanan dan prioritas pola tindakan, serta dapat memperkirakan kencenderungan dan probabilitas hasil dari tindakan yang akan dilakukan. Di luar teknis pelatihan manajemen, prinsip ‘learning by doing’ sangat dirasakan penting untuk mengasah keterampilan konseptual ini. Sedangkan pelatihan manajemen strategi, pola promosi kepada karyawan untuk menduduki posisi lebih tinggi dan melibatkan kerja antar kelompok juga merupakan beberapa upaya untuk mengembangkan keterampilan ini secara lebih terstruktur.

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

• TEORI MANAJEMEN KLASIK

1.      Pengembangan manajemen di lakukan oleh teoritis.

2.      Investasi terbesar adalah karyawan.

3.      Tenaga kerja di beri pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik.

4.      Karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang.

5.      Adanya skema pembagian keuntungan.

• TEORI PERILAKU

Teori perilaku merupakan pengembangan dari pendekatan hubungan manusiawi. Pendekatan ini memandang bahwa perilaku manusia dipengaruhi oleh sistem sosialnya. Perilaku dapat dipahami melalui tiga pendekatan, yaitu:

1.      Rasional

Model rasional memusatkan perhatiannya pada anggota organisasi yang diasumsikan bersifat rasional dan mempunyai berbagai kepentingan, kebutuhan, motif  dan tujuan. Pendukung model ini antara lain, Down dan Simon.

2.      Sosiologis

Model ini lebih memusatkan perhatiannya kepada pengetahuan antropologi, sosiologi, dan psikologi. Pendukung model ini antara lain Bern.

3.      Pengembangan hubungan manusia

Model pengembangan hubungan manusia lebih memusatkan perhatiannya kepada tujuan yang ingin dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja. Pendukung model ini antara lain, Mc Gregor, Maslow, dan Bennis.

Keterbatasan dari pendekatan perilaku ini adalah bahwa beberapa ahli manajemen termasuk ahli perilaku percaya bahwa bidang perilaku tidak sepenuhnya nyata karena berkenaan dengan manusia yang bersifat unik. Model, teori dan istilah perilaku oleh ahli perilaku sangat kompleks dan abstrak untuk dipraktekan para manajer. Dikarenakan perilaku manusia sangat unik, maka ahli-ahli perilaku sering berbeda dalam menyimpulkan penelitian, dan rekomendasinya pun sulit bagi manajer untuk memilih dan melaksanakannya.

• TEORI KUANTITAF

Pendekatan kuantitaf ditandai dengan berkembangnya tim penelitian operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri. Pendekatan ini didasari oleh kesuksesan tim penelitian operasi Inggris pada PD II. Teknik-teknik penelitian operasi ini semakin berkembang sejalan dengan kemajuan komputer, transportasi dan komunikasi. Teknik-teknik penelitian operasi selanjutnya disebut sebagai pendekatan manajemen ilmiah. Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen produksi, penjadwalan, pengembangan strategi produk.

Langkah-langkah manajemen ilmiah yaitu:

1.      Perumusan  masalah

2.      Penyusunan suatu model matematis

3.      Penyelesaian model

4.      Pengujian model

5.      Penetapan pengawasan atas hasil

6.      Pelaksanaan (implementas)

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN

1. Teori Manajemen Ilmiah / Klasik

Variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah :

1.      Pentingnya peran manajer

2.      Pemanfaatan dan pengangkatan tenaga kerja

3.      Tanggung jawab kesejahteraan karyawan

4.      Iklim kondusif

Manajemen ilmiah memperhatikan prinsip-prinsip pembagian kerja.

1.      A.Robert Owen (1771-1858) :

Menekankan tentang peranan sumberdaya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan. Dilatar-belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai, dimana kondisi kerja sebelumnya dan kehidupan pekerja pada masa itu sangat buruk.

2.      Charles Babbage (1792-1871) :

Menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam kaitannya dengan pembagian pekerjaan. Sehingga setiap pekerja dapat di didik dalam suatu keterampilan khusus. Setiap pekerja hanya dituntut tanggung jawab khusus sesuai dengan spesialisnya.

3.      Frederick W. Taylor :

Merupakan titik tolak penerapan manajemen secara ilmiah hasil penelitian tentang studi waktu kerja (time & motion studies). Dengan penekanan waktu penyelesaian pekerjaan dapat dikorelasikan dengan upah yang diterima. Metode ini disebut system upah differensial.

4.      Hennry L. Gantt (1861-1919) :

Gagasannya mempunyai kesamaan dengan gagasan Taylor, yaitu :

1.      Kerjasama saling menguntungkan antara manajer dan karyawan.

2.      Mengenal metode seleksi yang tepat.

3.      Sistem bonus dan intruksi.

Akan tetapi Hennry menolak sistem upah differensial. Karena hanya berdampak kecil terhadaap motivasi kerja.

5.      Frank B dan Lilian M. Gilbreth (1868-1924 dan 1878-1972) :

Berdasarkan pada gagasan hasil penelitian tentang hubungan gerakan dan kelelahan dalam pekerjaan.

Menurut Frank, antara gerakan dan kelelahan saling berkaitan. Setiap gerakan yang dihilangkan juga menimbulkan kelelahan. Menurut Lillian, dalam pengaturan untuk mencapai gerakan yang efektif dapat mengurangi kelelahan.

6.      Herrington Emerson (1853-1931) :

Berpendapat bahwa penyakit yang mengganggu sistem manajemen dalam industry adalah adanya pemborosan dan inefisinesi. Oleh karena itu ia menganjurkaan :

1.      Tujuan jelas

2.      Kegiatan logis

3.      Staf memadai

4.      Disiplin kerja

5.      Balas jasa yang adil

6.      Laporan terpecaya

7.      Urutan intruksi

8.      Standar kegiatan

9.      Kondisi standar

10.  Operasi standar

11.  Inturksi standar

12.  Balas jasa insentif

2. Teori Organisasi Klasik

1.      Fayol (1841-1925) :

Teori organisasi klasik mengklasifikasikan tugas manajemen yang terdiri atas :

a.       Technical         : kegiatan memproduksi produk dan mengoranisirnya.

b.      Commercial     : kegiatan membeli bahan dan menjual produk.

c.       Financial          : kegiatan pembelanjaan.

d.      Security           : kegiatan menjaga keamanan.

e.       Accountancy   : kegiatan akuntasi

f.       Managerial      : melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri atas :

a)      Planning                : kegiatan perencanaan

b)      Organizing            : kegiatan mengorganisasikan

c)      Coordinating         : kegiatan pengkoordinasian

d)     Commanding        : kegiatan pengarahan

e)      Controlling            : kegiatan pengawasan

g.      Selain hal tersebut diatas, asas-asas umum manajemen menurut Fayol adalah :

a)      Pembagian kerja

b)      Asas wewenang dan tanggung jawab

c)      Disiplin

d)     Kesatuan perintah

e)      Kesatuan arah

f)       Asas kepentingan umum

g)      Pemberian janji yang wajar

h)      Pemusatan wewenang

i)        Rantai bekala

j)        Asas keteraturan

k)      Asas keadilan

l)        Kestabilan masa jabatan

m)    Inisiatif

n)      Asas kesatuan

2.      James D. Mooney :

Menurut James, kaidah yang diperlukan dalam menetapkan organisasi manajemen adalah :

a.       Koordinasi

b.      Prinsip skala

c.       Prinsip fungsional

d.      Prinsip staf

C.    Teori Hubungan Antar Manusia (1930-1950)

     pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan psikologis terhadap bawahan, yaitu dengan mengetahui perilaku individu bawahan sebagai suatu kelompok hubungan manusiawi untuk menunjang tingkat produktifitas kerja. Sehingga ada suatu rekomendasi bagi para manajer bahwa organisasi itu adalah suatu system social dan harus memperhatikan kebutuhan social dan psikologis karyawan agar produktifitasnya bisa lebih tinggi.

4. Teori Behavioral Science :

1.      Abraham maslow

Mengembangkan adanya hirarki kebutuhan dalam penjelasannya tentang perilaku manusia dan dinamika proses motivasi.

2.      Douglas Mc Gregor

Dengan teori X dan teori Y.

3.      Frederich Herzberg

Menguraikan teori motivasi higienis atau teori dua factor.

4.      Robert Blake dan Jane Mouton

Membahas lima gaya kepemimpinan dengan kondisi manajerial.

5.      Rensis Likert

Menidentifikasikan dan melakukan penelitian secara intensif mengenai empat system manajemen.

6.      Fred Fiedler

Menyarankan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan.

7.      Chris Argyris

Memandang organisasi sebagai system social atau system antar hubungan budaya.

8.      Edgar Schein

Meneliti dinamika kelompok dalam organisasi. Teori behavioral science ditandai dengan pandangan baru mengenai perilaku orang per orang, perilaku kelompok social dan perilaku organisasi.

E.    Teori Aliran Kuantitatif

Memfokuskan keputusan manajemen didasarkan atas perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan ke ilmiahnya. Pendekatan ini dikenal sebagai pendekatan ilmu manajemen yang biasa dimulai dengan langkah sebagai berikut :

1.      Merumuskan masalah

2.      Menyusun model aritmatik

3.      Mendapatkan penyelesaikan dari model

4.      Mengkaji model dan hasil model

5.      Menetapkan pengawasan atas hasil

6.      Melakukan implementasi

Alat bantu yang sering digunakan dalam metode ini adalah metode statistic dan komputerisasi untuk melihat kemungkinan dan peluang sebagai informasi yang dibutuhkan pihak manajemen.

Manajemen Lingkungan dan Eksternal

Pembahasan dan pemahaman perkembangan teori-teori manajemen sangat diperlukan guna memberikan landasan dalam pemahaman perkembangan teori manajemen selanjutnya. Setiap pandangan dalam teori manajemen akan membantu manajere untuk membantu keputusan-keputusan yang lebih efektif pada berbagai masalah yang berbeda dalam organisasi yang terus mengalami perubahan. Tiga pandangan utama tentang manajemen dapat dikelompokkan berdasarkan pendekatan-pendekatan sebagai berikut :

1. Pendekatan klasik (the classical approaches), yang dikenal sebagai aliran manajemen ilmiah (scientific management) dan teori organisasi klasik/prinsip-prinsip administrative principles) serta organisasi birokrasi (bureaucratic organization) yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan prinsip-prinsip universal untuk berbagai situasi manajemen.
2. Pendekatan sumber daya manusia (the human resources approaches), yang dikenal juga sebagai aliran perilaku, yaitu pendekatan pada studi manajemen tentang kebutuhan manusia, kerja kelompok serta peranan factor-faktor social di tempat kerja.
3. Pendekatan kauntitatif  atau pendekatan ilmu manajemen (the quantitative or management science approaches), yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan menggunakan teknik-teknik matematis dalam memecahkan masalah manajemen dalam sebuah organisasi.
4. Pendekatan modern (modern approaches), yaitu pendekatan pada studi manajemen dengan pandangan system dan pemikiran kontingensi berdasrkan komitmen terhadap mutu dan kinerja yang tinggi.

s_r1n1@yahoo.co.id