Bisa
dibilang salah satu kegiatan yang memakan waktu kerja kita adalah rapat.
Meskipun dilakukan untuk membahas berbagai hal penting terkait pekerjaan,
sering kali hasilnya nggak maksimal karena jadi ajang mengobrol. Nah, agar rapat
lebih efektif dan nggak memakan banyak waktu. pastikan…
Menghindari keterlambatan
Sering
kali rapat tertunda karena menunggu kehadiran peserta rapat. Untuk menghindari
hal itu buat aturan yang tegas agar semua bisa hadir tepat waktu. Beri hukuman,
misalnya denda atau teguran keras bagi yang datang terlambat. Dengan begitu,
banyak yang akan kapok tuh untuk ngaret.
Membuat agenda rapat
Tulis apa
saja yang akan dibahas dalam rapat agar topik yang melenceng ke mana-mana. Jika
ada pembicaraan yang keluar dari agenda, langsung di-cut dan fokuskan kembali
ke topik awal.
‘Memusuhi’ ponsel
Jangan
memainkan ponsel selama rapat dan aktifkan fitur silent agar tidak mengganggu
konsentrasi peserta rapat. Jika Anda adalah pemimpin rapat, minta semua yang
hadir melakukan hal yang sama. Pasalnya, ponsel selalu jadi pengacau
konsentrasi saat rapat.
Buat notulen
Jangan
lupa minta sekretaris untuk mencatat atau merekam semua hal yang dibahas dalam
rapat. Setelah itu, buat notulen yang rapi dan kirimkan kepada peserta rapat.
Jangan lupa sertakan keterangan apa yang harus dilakukan tiap orang untuk menindaklanjuti
hasil rapat.
Jadi nggak
buang-buang waktu!!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar