LOTUS NOTES

PENGERTIAN  LOTUS NOTES

Lotus Notes adalah sebuah system aplikasi  database berorientasi dokumen yang terdistribusi dan merupakan suatu implementasi dari data dan program yang mendukung fungsi – fungsi bisnis dan kegunaannya yang dibuat oleh IBM software group. Lotus notes juga merupakan groupware yang menghubungkan user yang satu dengan user yang lainnya dalam suatu sistem yang terintegrasi dengan baik.

Lotus Notes  menggunakan data elemen semi-terstruktur seperti rich text dan grafik untuk memudahkan user dalam memodifikasi kata dan grafik. Lotus Notes juga Update  secara periodik (berkala). Selain itu, lotus notes juga menempatkan data dengan menggunakan views (query yang telah didefinisikan sebelumnya). Dan juga lotus notes bisa berbagi pakai (share recources) antar perusahaan yang satu dengan yang lainnya.

disamping itu, lotus notes juga diakses melalui full-text search.

IBM LOTUS NOTES

IBM Lotus Notes adalah klien dari kolaboratif platform klien-server. IBM Lotus Domino adalah aplikasi Server . Lotus Notes menyediakan fungsionalitas kolaborasi terintegrasi, termasuk email, kalender, pengelolaan kontak, lakukan pelacakan, instant messaging, sebuah office suite produktivitas ( IBM Lotus Symphony ), dan akses ke aplikasi Lotus Domino lainnya dan database. Lotus Notes juga dapat diintegrasikan dengan kemampuan kolaborasi tambahan termasuk konferensi suara dan video, pertemuan online, diskusi, forum, blog, file sharing, microblogs, dan direktori pengguna. Selain aplikasi standar organisasi dapat menggunakan IBM Lotus Domino Designer lingkungan pengembangan dan alat-alat lain untuk mengembangkan aplikasi yang terintegrasi tambahan seperti persetujuan permintaan / alur kerja dan manajemen dokumen.

Sedangkan aplikasi email khas diprogram untuk menjadi email client, Lotus Notes adalah sebuah aplikasi yang merupakan bagian dari platform pengembangan aplikasi, di mana surat hanyalah salah satu dari banyak kemungkinan aplikasi. Lotus Notes dan Lotus Domino telah melahirkan banyak perangkat lunak pihak ketiga, termasuk aplikasi, add-in, add-ons, widget, plugin dan banyak lagi, seperti sistem manajemen dokumen forum diskusi , dan berbagai aplikasi bisnis lainnya.

TAHUN 2008, IBM merilis XPages teknologi, yang memungkinkan Lotus Notes data yang akan ditampilkan kepada klien browser di setiap platform yang mendukung standar web standar.

SEJARAH PERKEMBANGAN LOTUS NOTES

Lotus Notes merupakan salah satu produk yang terbesar dan sukses dalam sejarah aplikasi untuk keperluan bisnis yang dipasarkan oleh IBM software group. Lotus Notes awalnya diciptakan oleh Lotus Development Corp pada tahun 1989. Pada tahun 1995 Lotus diakuisisi oleh IBM dan menjadi dikenal sebagai divisi Pengembangan Lotus dari IBM dan kini menjadi bagian dari Perangkat Lunak IBM dan Systems Group.

IBM mendefenisikan software ini sebagai sebuah “Integrateg Desktop Client Option for Accesing Bussiness E-mail, Calendars and Application on (an) IBM Lotus Domino Server ”. Fungsi utama Notes klien digunakan sebagai email klien, dapat juga dipakai sebagai pesan singkat, browser, notebook, dan kalender / reservasi klien. Notes juga menyediakan blog, wikis, RSS aggregators, CRM dan system Help Desk dan dapat membangun berbagai macam aplikasi untuk notes dengan menggunakan Domino Designer.

Sejak diperkenalkan Lotus Notes 1.0 pada akhir tahun 1989, jutaan pengguna sudah mengandalkan kolaborasi Lotus Notes, hal ini berperan penting sebagai sarana untuk berbagi informasi untuk keberhasilan mereka serta berpengaruh pada produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

Ketika Lotus Notes diperkenalkan pada tahun 1989 telah menawarkan cara baru yang revolusioner bagi suatu tim untuk berkerja sama secara lebih efisien dengan memungkinkan mereka untuk dengan mudah mendistribusikan informasi secara up to date dan untuk berbagi ide.

Banyak yang berubah pada Lotus Notes dari sejak awal, tetapi pada fungsinya tetap sama saja. IBM terus berinovasi pada Lotus Notes dan terus menjadi solusi untuk mengembangkan aplikasi e-mail dengan penyebarannya secara kolaboratif.

Nama lotus notes itu sebenarnya terinspirasi dari nama seorang ilmuwan asal Perancisyaitu Plato Notes. Lotus notes pertama dikembangkan oleh Ray Ozziedan Mitch Kapoor. IBM melihat adanya potensi dari aplikasiinilaluakhirnya aplikasi lotus Notes dibeliolehIBM. Sekarang, Lotus Notes sudahsampaiversi 8.5 .

KONSEP LOTUS NOTES

Lotus Notes tidak memiliki pesaing langsung tunggal yang menawarkan berbagai fitur yang serupa. Ia bersaing dengan rangkaian produk dari vendor lain seperti Microsoft.

Karena kemampuan pengembangan aplikasi, Lotus Notes sering dibandingkan dengan produk seperti Microsoft Sharepoint . Database di Notes / Domino dapat direplikasi antara server dan antara server dan klien, sehingga memungkinkan kemampuan klien offline. Hal ini sering digolongkan sebagai NoSQL database, karena merupakan dokumen sentris dan tidak relasional.

Lotus Notes produk terdiri dari beberapa komponen:

Lotus Notes aplikasi klien (sejak versi 8, ini didasarkan pada Eclipse )

Lotus Notes klien (baik sebagai klien, klien web disebut Lotus iNotes, atau klien mobile email melalui Lotus Notes Traveler

Lotus Domino server, sebuah aplikasi server lintas platform yang mendukung replikasi data ke server lain dan klien untuk akses offline.

Lotus Domino Administrasi Klien

Lotus Domino Designer (Eclipse berbasis lingkungan pengembangan terintegrasi) untuk membuat aplikasi client-server yang berjalan dalam kerangka Catatan. Aplikasi untuk Lotus Notes dikembangkan dalam berbagai bahasa pengembangan termasuk Jawa melalui Xpages , serta dengan VisualBasic bahasa-seperti disebut LotusScript . Aplikasi dapat dikembangkan untuk dijalankan dalam aplikasi Catatan runtime environment Lotus dan / atau melalui web server untuk digunakan dalam web browser, meskipun antarmuka aplikasi akan perlu dikembangkan secara terpisah untuk setiap. IBM mencoba untuk menyelesaikan ini dengan solusi pengembangan baru yang disebut XPages , dimana aplikasi secara konsisten ditampilkan menggunakan web teknologi.

RELATED SOFTWARE

Lotus Notes dapat digunakan untuk banyak aplikasi serta untuk aplikasi komunikasi internal kolaboratif, termasuk email, kalender, PIM , pesan instan , browsing Web , dan berbagai fitur yang kaya aplikasi kustom. Hal ini dapat digunakan untuk mengakses kedua aplikasi lokal dan berbasis server dan data. Versi saat ini dari Lotus Notes adalah 8.5.3.Notes juga menyediakan blog , wiki , RSS agregator , CRM dan Help Desk system. Lotus Notes dapat digunakan sebagai IMAP dan POP email client dengan non-Domino server mail. Alamat penerima dapat diambil dari setiap LDAP server, termasuk Active Directory. Lotus Notes integrasi dengan IBM Sametime pesan instan memungkinkan pengguna untuk melihat pengguna lain online dan chatting dengan satu atau lebih dari mereka pada saat yang sama. Dimulai dengan Release 6.5 fungsi ini dibangun ke Lotus Notes sebagai hak tanpa biaya, dengan adanya kesadaran tersedia dalam email dan Catatan aplikasi untuk pengguna dalam organisasi yang menggunakan kedua Lotus Notes dan Sametime IBM.Sejak versi 7, Notes telah menyediakan layanan web interface. Domino dapat menjadi web server untuk HTML file juga; otentikasi akses ke database Domino atau file HTML menggunakan user sendiri Domino direktori dan sistem eksternal seperti Microsoft Active Directory . Sejak Release 5, clustering server Lotus telah mampu memberikan redundansi geografis untuk server.

Dalam siklus produk, Lotus Notes teknik desain diadopsi pengguna terkemuka yang dipopulerkan oleh Microsoft , Apple , Mozilladan lainnya. Fitur Lotus Notes mungkin pertama kali dimasukkan adalah tab GUI untuk beberapa halaman, pencarian dan fungsi, dan ruang kerja chiclet persegi seperti yang sekarang digunakan pada iPhone.

APLIKASI LOTUS NOTES

Aplikasi ini merupakan suatu implementasi dari data dan program yang mendukung fungsi – fungsi bisnis. Aplikasi Lotus Notes memungkinkan pengguna untuk dapat membuat, berkomunikasi, dan melacak informasi berorientasi dokumen melewati suatu jaringan computer dan saluran dial up.

KLIEN / SERVER

Perangkat lunak server disebut Lotus Domino dan perangkat lunak klien adalah Lotus Notes. Perangkat lunak Domino dapat berjalan di Windows, Unix, Linux, AIX , dan bahkan sistem midrange IBM seperti IBM System (sebelumnya dikenal sebagai AS/400 ),

BASIS DATA

Lotus Notes mencakup sistem manajemen database tapi Lotus Notes file yang berbeda dari database relasional atau objek karena mereka adalah dokumen-sentris. Dokumen berorientasi data base seperti Lotus Notes memungkinkan beberapa nilai dalam item (field), tidak memerlukan skema , built-in dokumen tingkat kontrol akses, dan menyimpan data RichText. Beberapa fitur objek-relasional sedang dikembangkan, dan Domino 7 untuk 8.5.x mendukung penggunaan IBM DB2 database sebagai toko alternatif untuk database Lotus Notes. Sebuah Lotus Notes database dapat dipetakan ke database relasional menggunakan tool seperti DECS, [LEI], JDBCSql untuk Domino atau NotesSQL.

Dapat dikatakan bahwa Lotus Notes adalah multi-nilai sistem database seperti PICK , atau adalah sistem objek seperti Zope , tapi itu sebenarnya unik. Sedangkan godaan untuk programmer database relasional adalah untuk menormalkan database, notes database harus denormalized . Pengembang RDBMS seringkali merasa sulit untuk konsep perbedaan. Ini mungkin berguna untuk memikirkan sebuah dokumen Lotus Notes sebagai sejalan dengan dokumen XML secara native disimpan dalam database (meskipun dengan pembatasan jenis data dan struktur yang tersedia).

Manfaat dari struktur data adalah:

1. Tidak perlu mendefinisikan ukuran bidang, atau tipe data;

2. Atribut (Catatan bidang) yang nol tidak mengambil ruang dalam database;

3. Built-in pencarian teks lengkap.

KONFIGURASI LOTUS NOTES

IBM Lotus Domino Server atau IBM Lotus Notes client menyimpan konfigurasi mereka dalam database mereka sendiri / file aplikasi (*. NSF). Tidak ada pengaturan konfigurasi yang relevan akan disimpan dalam Windows Registry jika sistem operasi adalah Windows. Beberapa opsi konfigurasi lainnya (primer konfigurasi awal) disimpan dalam notes.

JENIS-JENIS APLIKASI LOTUS NOTES

· APPROVAL

Merupakan metode elektronik untuk meninjau kembali informasi atau meminta persetujuan. Aplikasi ini sering menggunakan rute mail, pengingat otomatis, pelacakan dan kumpulan aksi yang berdasarkan kondisi yang berbeda.

· BROADCAST

Penanganan dokumen kelompok yang menjaga agar orang-orang yang berada dalam suatu organisasi selalu mendapatkan infromasi terbaru untuk keperluan pekerjaannya. Aplikasi ini dapat digunakan oleh pengguna dalam jumlah besar dan berisi informasi yang biasanya penting.

· REFERENCE

Menyediakan kumpulan referensi informasi yang dapat diakses secara online dan dapat diperbaharui jika diperlukan.

. TRACKING

Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan aktivitas-aktivitas yang memerlukan banyak kertas menjadi aktifitas secara elektronik dimana pengguna dapat memberikan kontribusi terhadap aktifitas, melacak kemajuan-kemajuan data membuat laporan-laporan.

· DISCUSSION

Merupakan alat bantu grup komunikasi.  Aplikasi ini dirancang untuk memperbaiki pertemuan tatap muka dengan mengangkat ide-ide dari orang lain dan memberikan tanggapan tanpa harus melalui pertemuan yang dibatasi tempat dan waktu.

CARA MENGINSTAL LOTUS NOTES

Salah satu kehebatan Lotus Notes adalah kemampuannya berjalan di USB! Bagaimana mungkin sebuah USB bisa menjalankan aplikasi email sekelas enterprise seperti Microsoft Exchange, Lotus & mungkin aplikasi yang lainnya?

Pada saat  mencoba Lotus Notes di USB menggunakan Lotus Notes versi 7.0.x, dan bukan tidak mungkin hal ini berlaku pada Lotus Notes versi 8.x. Ada beberapa versi installasi yang bisa anda coba, termasuk versi NOMAD. Namun yangdiajarkan di sana adalah menggunakan cara ‘manual’ tanpa menggunakan versi jadi seperti NOMAD.

Perhatikan instruksi-instruksi mudah berikut ini :

1.  Untuk mempercepat installasi lakukan installasi Lotus Notes 7.x pada PC terlebih dahulu.

2.  Perhatikan lokasi installasi, set lokasi direktori “Lotus Notes Data” dan “Lotus Notes” pada satu Drive dan satu directory (untuk sementara dianjurkan diinstall langsung ke harddrive PC terlebih dahulu). Contoh : Untuk programnya lokasi di “C:\Lotus\Notes”, dan untuk datanya lokasi di “C:\Lotus\Notes\Data”.

3.  Perhatikan juga untuk installasi type menggunakan “Single User” jangan “Multi User”

4. Setelah installasi selesai dilakukan maka langkah selanjutnya silahkan setup Lotus Usernya.

5. Setelah setting up selesai maka langkah selanjutnya copy file aplikasi lotus yang telah diinstall ke USB anda.

6. Langkah terakhir adalah coba anda membuka file “Lotus.ini” pada folder “\Lotus\Notes”.

7.  Rubah lokasi aplikasi lotus data anda di “Notes.Ini” sesuai dengan lokasi aplikasi Lotus data pada drive USB anda. Sebagai contoh : Ketika pertama kali Lotus Notes diinstall menggunakan drive “C:\Lotus\Notes\Data” kemudian USB drive anda adalah drive “F”, maka yang anda lakukan adalah rubah :

1)  Rubah “Directory=C:\Lotus\Notes\Data” menjadi “Directory=F:\Lotus\Notes\Data”

2) Rubah “Journal=C:\Lotus\Notes\Data\Journal.nsf” menjadi “Journal=F:\Lotus\Notes\Data\Journal.nsf”

8. Setelah rubah lokasi coba jalankan Lotus Notes anda langsung dari USB.

KELEBIHAN LOTUS NOTES

a. Lotus notes memberikan user interface (tampilan) yang   standar untuk pengguna agar    pengguna mudah menggunakan aplikasi lotus notes.

b. Lotus notes compatible for (dapat dijalankan pada workstation) Windows, OS/2, Macintosh, dan UNIX.

c. Lotus notes memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses data yang sama karena lotus notes memiliki sistem yang terintegrasi dengan sangat baik.

d. Menukar gagasan dan opini dari suatu kelompok  kerja karena lotus notes adalah sebuah aplikasi yang well-integrated.

e. Akses kesuatu informasi dapat dikontrol karena lotus notes dapat diatur sesuai dengan keinginan pengguna tingkat atas seperti author.

f. Aplikasi lotus notes dapat menggunakan data eksternal seperti data dari Microsoft  Office dll.

g. Aplikasi lotus notes dapat mengatur alur kerja (workflow) yakni mengatur tugas-tugas yang diberikan oleh atasan yang harus dikerjakan oleh bawahan-bawahannya.

h. Aplikasi lotus notes dapat digunakan untuk dijadikan sebuah e-mail app seperti Microsoft Outlook.

i. Aplikasi lotus notes dapat melakukan Browsing dengan Internet Explorer yang sudah terdapat didalam aplikasi lotus notes.

KELEMAHAN LOTUS NOTES

Kelemahan-kelemahan yang dijumpai antara lain :

1.  Program aplikasi yang dipakai menggunkan fasilitas Lotus Notes yangtidak user friendly, sehingga dapat mempersulit pengguna (user) untuk melakukan proses entry, edit, proses, hapus, pencarian data sertapembuatan dokumen laporan.

2. Keterbatasan record pada database.

3. Kapasitas dari suatu file database sangat besar, sehingga menimbulkan borosnya penyimpanan data pada harddisk.

MENUBAR DAN TOOLBAR PADA LOTUS NOTES

a. Mail = untuk mengirim dan menerima email.

b. Contact = untuk melihat, membuat dan mengatur kontak teman, atasan, klien dan lain-lain.

c. Personal jurnal = untuk melihat dan membuat daftar atau list jadwal what to do, rapat, meeting dan lain-lain.

d. Calendar = untuk melihat dan membuat daftar atau list jadwal what to do, rapat, meeting dan lain-lain yang lebih detail karena didalamnnya tercantum jam, hari, minggu dan bulannya.

e. Addressbook = untuk memodifikasi kontak, menulis memo, melihat daftar meeting, dan chat dengan kontak.

f. To do = untuk melihat apa yang harus dilakukan / dikerjakan oleh seorang pekerja dari atasannya.

g. Reflication = untuk melihat email yang telah keluar dan diterima dan untuk melihat database templates.

h. Sometime connect = untuk membuat bisnis lebih efektif, simple dan cepat.

i.  Favorite bookmarks = untuk melihat daftar bookmark.

j.  Database = untuk melihat workspace, database, dan membrowsing database.

k. More bookmarks = sama seperti bookmark tetapi lebih kompleks.

l.  History = untuk melihat apa saja yang telah dilakukan di dalam applikasi lotus notes.

m. Internet explorer links = melihat link-link yang disimpan dan masuk ke msn.com.

PERBEDAAN LOTUS NOTES DENGAN RELATION DATABASE MANAJEMEN SYSTEM (RDBMS)

Adapun perbedaan antara Lotus Notes dengan Relational Database Manajemen System dapat dilihat pada table berikut ini :

LOTUS NOTES	RDBMS
Berbasis pada dokumen	Berbasis pada transaksi
Menggunakan data elemen semi-terstruktur (rich text, grafik, dll)	Menggunakan data terstruktur
Update secara periodik (berkala)	Menawarkan akses data secara real-time
Menempatkan data dengan menggunakan views (query yang telah didefinisikan sebelumnya)	Menempatkan data dengan menggunakan query khusus
Berbagi pakai (share recources) antar perusahaan	Tersentralisasi pada satu perusahaan
Diakses melalui full-text search	Diakses melalui SQL
Setiap aplikasi Notes terdiri dari paling sedikit satu database. Setiap database Notes mempunyai beberapa komponen dasar, yaitudocuments (dokumen), form danfield, serta views dan  folders.

DATABASE PADA LOTUS DAN CARA MEMBUAT DATABASE

Database adalah kumpulan-kumpulan informasi yang berhubungan yang disimpan dalam satu file. Database dapat berupa record  yang lengkap dalam jumlah besar misalkan 100000 pekerja. Setiap aplikasi lotus notes menggunakan paling sedikit satu database. Database direpresentasikan dengan  sebuah icon pada workspace user.

Langkah – langkah untuk membuat database pada lotus notes:

1.  Klik File selanjutnya pilih Database dan pilihNew. Setelah itu dialog  New Database akan muncul di screen.

2. Klik Local Serverpada Server yang dipilih.

3. Input judul database (Title).

4. Input  file name.

5. Pilih Blank - default form.

6. Klik OK.

LOTUS NOTES 8.5

Lotus Notes merupakan software kolaborasi yang kaya fitur dan terintegrasi yang memungkinkan pengguna untuk saling terhubung dan berkolaborasi. Sangat berguna untuk saling mengirim email, chat, menyusun jadwal, mengatur meeting, feed reader dan masih banyak lagi. Bahkan anda dapat menambahkan fitur sendiri di Lotus Notes dengan menggunakan widget atau aplikasi.

Fitur baru di Lotus Notes 8.5

- image bmp yang dimasukkan ke dalam dokumen akan otomatis dikonversi menjadi .gif atau .jpg

- enhanced drag and drop

- fitur "Live Text"

  

- integrasi dengan Lotus Connection

- calendar

- mengirim contact sebagai vcard

Spesifikasi : Pentium 4 (2,0 Ghz), secara teknis menurut IBM dibutuhkan RAM minimal   512MB, namun rekomendasi 1GB.

LOTUS DOMINO

Lotus Domino adalah salah satu produk dari IBM server yg menyediakan fungsi enterprise email, disamping kemampuannya utk kolaborasi dan custom application platform. Sejarah Domino dimulai sejak Lotus Notes Server sebagai salah satu bagian dari Lotus Software (dahulu disebut Lotus Development Corporation sebelum di akuisisi oleh IBM).Domino digunakan sebagai sebuah server untuk aplikasi Lotus Notes, bisa juga atau sebagai web server. Domino dibangun berdasarkan sistem database dengan format NSF. Sejak versi 7, Domino Server sudah bisa menggunakan IBM DB2 system sebagai backend database-nya.

PRODUK DARI IBM LOTUS DOMINO

a. Lotus Domino, meliputi Collaboration Express, Enterprise Server, Messaging Express, Messaging Server, Utility Express, dan Utility Server.

b. Lotus Domino Access for Microsoft Outlook.

c. Lotus Domino Administrator Client.

d. Lotus Domino Designer Client.

e. Lotus Domino Document Manager (dahulu dikenal Domino.Doc).

f. Lotus Domino Everyplace.

g. IBM Lotus iNotes (dikenal sebagai IBM Lotus Domino Web Access sebelum tahun 2008), yang terdiri dari Full Mode, Lite Mode (for slow connections, tersedia sejak versi 8.0.1), dan Ultralite Mode (for Safari browser on Apple iPhone, tersedia sejak versi 8.0.2).

h. Lotus Domino Unified Communications.

i.  Lotus Notes Traveler

LOTUS DOMINO SERVICE

IBM Lotus Domino server mempunyai fitur yg berlipat ganda. Adapun fungsi utamanya adalah :

a. Email server (supporting Lotus Notes, POP3, IMAP, web browser dan Outlook clients serta support SMTP)

b. Applications server (Lotus Notes client provides the runtime)

c. Web server (Lotus Notes data or other surfaced via a web browser)

d. Database server (Notes Storage Facility)

e. Directory server (LDAP)

Sedangkan Add-ins dari IBM Lotus Domino server meliputi :

a. Data integration (LEI)

b. Instant messaging dan Web conferencing (IBM Sametime)

c. Document management (Domino Document Manager)

d. Collaboration space (Domino Quickplace)

e. Mobile application server (Domino Everyplace)

f. Mobile "Push" synchronization ke Handheld devices - Mail, Calendar, Contacts, Tasks (Lotus Notes Traveler)